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O que é conciliação bancária? Saiba fazer de forma correta!

O que é conciliação bancária? Saiba fazer de forma correta!

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Uma das melhores formas de evitar quaisquer surpresas nas finanças e na contabilidade da sua empresa é através da conciliação bancária.

Basicamente, o processo consiste na comparação entre o saldo de uma conta bancária e todas as informações externas. A partir desta informação e dos extratos é possível identificar todas as entradas e saídas do caixa da empresa.

Garantir a exatidão do saldo bancário é essencial para um controle de fluxo de caixa eficiente.

Apesar de ser uma atividade extremamente importante dentro de qualquer organização, principalmente para os setores contábil e financeiro, muitos empreendedores ainda abrem mão da prática.

Por conta disso, corre-se o risco de perder o controle do capital disponível para o desenvolvimento de suas atividades diárias ou, ainda, para o cumprimento de obrigações, como empréstimos, financiamentos bancários e parcelamentos com fornecedores.

Por esse motivo resolvemos abordar, nesse post, um passo a passo para a elaboração de uma conciliação bancária, assim como a importância desse tipo de processo na sua empresa! Confira!

1. O que é conciliação bancária

A Conciliação Bancária é a simples conferência dos extratos bancários e dos saldos de caixa com o Controle Financeiro da Empresa. A partir dele é possível verificar se todos os lançamentos estão corretos e não há nenhuma anormalidade.

Além disso, saber que o Saldo Bancário está correto é importantíssimo para a análise do fluxo de caixa realizado com suas despesas e receitas, e as inferências com relação a redução de despesas. O saldo bancário correto também influencia a verificação de caixa futuro para as atividades operacionais.

2. Como fazer a conciliação bancária

O processo inteiro envolve três passos básicos, que podem ser facilmente esquematizados para estabelecer um processo interno claro, são eles:

  • O monitoramento dos fluxos de caixa nos extratos bancários;
  • O confronto com as informações internas e registros de pagamento e recebimentos;
  • A correção de erros e informações não previstas.

No monitoramento dos fluxos de caixa, é preciso estabelecer uma rotina diária. Se levar tempo para fazê-la a maior parte dos benefícios será perdida, assim como o histórico de algumas operações.

A classificação de todas as contas de movimentações bancárias deve ser bem ordenada. Armazenar o documento base servirá bem para a organização e posterior envio de documentos para o contador.

Você deve monitorar os recebimentos de clientes; as tarifas bancárias; os impostos de transações bancárias, como o IOF (Imposto sobre Operações Financeiras); pagamento de salários, dentre muitos outros.

Tendo feito isso, partimos para o segundo passo: confrontar todos os dados obtidos internamente, através de controle de caixa.

Esse controle de caixa deve ser feito com os documentos obtidos na empresa, como contas a pagar e contas a Receber. De posse da informação, confira se os detalhes do lançamento são compatíveis, verificando valores e datas de cada um dos registros.

Por fim, chegamos ao terceiro passo. Ao identificar quaisquer erros, corrija imediatamente, ou, se o problema for da própria instituição financeira, faça de forma breve a solicitação da compensação dos valores indevidos. Isso vai garantir um controle sempre organizado e sem pendências

3. Como monitorar o fluxo de caixa

A conciliação bancária faz parte do processo de fluxo de caixa da empresa. Então ter o controle de caixa, a conciliação e o registro de informações é parte essencial da Gestão Financeira da empresa.

a- Estabeleça um processo

O primeiro passo para monitorar o fluxo de caixa na conciliação é estabelecer um processo e criar uma cultura para manter esta atividade viva na empresa.

Não adianta nada fazer o controle da conciliação bancária diariamente durante uma semana e voltar a fazê-lo após um mês, ou ainda conciliar todos os movimentos do mês rapidinho em apenas um dia.

É importante aqui mencionar que os benefícios de fazer uma boa conciliação bancária requerem que esta seja uma atividade diária. Isso ajuda a resolver problemas de informação. Já a análise e a tomada de ação podem estar em um processo semanal ou mensal.

Na nossa experiência, faça a conciliação logo pela manhã. Um bom horário para isso é entre as 8 e 9 hs. Após este período é possível analisar os resultados e realizar os pagamentos diários.

b- Utilize ferramentas de automação para controle de caixa

É preciso também definir a ferramenta a ser utilizada. Mais do que fazer a conciliação, ela deve dar informações úteis para o empreendedor tomar decisões sobre suas finanças.

Com a escolha da ferramenta será possível determinar a melhor forma de extrair os extratos bancários. Estes podem ser em Excel, no formato OFX ou em documento PDF. Em boas ferramentas de controle, os extratos são importados automaticamente. Se isso não for possível, lembre-se de armazenar o extrato bancário.

Listamos abaixo algumas ferramentas na qual a Folha de S. Paulo fez uma avaliação. Você pode conferir o resultado desta avaliação abaixo.

Dentre as principais ferramentas, temos:

  • QuickBooks (ZeroPaper)
  • Conta Azul
  • Nibo
  • Bling

c- Por que evitar uma planilha de conciliação bancária

Durante muito tempo eu utilizei uma planilha de conciliação bancária, juntamente com uma planilha de fluxo de caixa para controlar as finanças do escritório.

Ocorre que não convém utilizá-las nos dias de hoje. Os sistemas ficaram atentos ao que as planilhas não oferecem e tem muito sistema muito bom para realizar a atividade. Tanto é que oferecemos para nossos clientes uma ferramenta de fluxo de caixa simples e eficiente.

Procure por ferramentas que facilitem a importação de extratos de forma automática.  Além disso algumas ferramentas “aprendem” e sugerem lançamentos de acordo com o histórico, isso lhe trará produtividade e fará com que gaste mais tempo analisando e reduzindo despesas elevadas.

4. Confrontando os dados da conciliação bancária

Para uma conciliação eficiente é importante verificar informações e dados dos extratos e dos controles de contas a pagar e receber internos para verificar inconsistências.

Para facilitar, veja abaixo as principais informações que devem ser observadas.

  • Saldos Bancários, conferir os valores dos saldos iniciais e finais;
  • Datas dos lançamentos se condizem com as datas previstas de recebimento e pagamento;
  • Os valores entre o banco e o controle interno, se existem multas, juros ou descontos, e principalmente se estes são devidos;
  • Verificar os lançamentos não identificados, sejam eles do controle interno ou do extrato bancário.

Nesta atividade é possível também identificar a origem das contas e classificá-las quanto a sua característica, isso será importante para a tomada de decisões financeiras.

Então está fazendo a conciliação, faça também um controle de despesas e receitas.

5. Quais erros podem ocorrer e o que fazer

Erros de conciliação bancária

Organizado todos os movimentos e confrontada às informações é hora de analisar os problemas ou as ocorrências não normais da conciliação bancária. Não basta ajustar os valores para que o saldo seja igual, veja abaixo as principais ocorrências e o que fazer.

a- Lançamentos divergentes entre banco e controle interno:

Se houver divergência entre o lançamento do controle e o do banco, busque o documento original para analisar de onde surge a diferença.

Com a análise você poderá verificar se houve um valor maior por juros ou descontos ou se o lançamento foi indevido. Corrija o seu controle, assim tornará ele mais efetivo.

b- Débitos indevidos por parte do Banco:

Outra fonte de erros é o débito de despesas indevidas pelo Banco. Somente percebemos isso após iniciar o controle e conciliação bancária.

Havendo este problema, procure o Banco para fazer o estorno. Uma das fontes deste tipo de erro são os débitos automáticos, verifique com seu gerente se é possível bloquear a conta para este tipo de lançamento.

c- Cheques não compensados e transferências não processadas:

Diferenças ainda podem ocorrer por ter emitido cheques e eles ainda não terem sido compensados. É importante considerá-los no seu controle de fluxo de caixa, pois estes podem ser ainda debitados.

Podem ocorrer ainda não processamento das transações, é importante verificar para poder garantir os pagamentos da forma correta.

d- Débitos de impostos, taxas e aplicações não previstos:

Alguns lançamentos podem não ter previsão no controle gerencial da empresa, são eles principalmente impostos dedutíveis de aplicações e empréstimos como o IOF, taxas bancárias e de transações e as aplicações financeiras automáticas.

É bom conferir cada uma delas, principalmente as tarifas bancárias, é comum ocorrer algum tipo de divergência entre o negociado com o banco e o efetivamente debitado. Nesses casos não tenha dúvida, ligue imediatamente para o seu gerente.

e- Depósitos não identificados:

Aqui é muito importante ter um controle adequado, pois valores não identificados não podem ser conciliados, por outro lado precisam de atenção para que sejam identificados ao longo do tempo.

O ideal é manter um controle separando os não identificados. Eles podem ser de uma venda não computada, de um erro na transferência até uma antecipação de um cliente.

Pela característica diversa que pode ter, é importante se preocupar. A jurisprudência fiscal administrativa indica que um depósito não identificado deve ser tratado como receita e assim ter todos os tributos que incidem sobre a venda. Identifique-os e trate de forma a resolver os problemas de identificação.

Peça também aos clientes para que enviem comprovantes de depósitos para evitar essa situação e uma possível bitributação.

6. Envie os documentos para a contabilidade

Documentos Contabilidade – Conciliação Bancária

Seja a sua contabilidade interna ou terceirizada, realizar a conciliação bancária de forma correta é um grande passo para contribuir com bons lançamentos contábeis.

Estes por sua vez contribuem com informações fidedignas para que o contador realize corretamente os demonstrativos contábeis e por sua vez, se transforme em informações úteis para os empreendedores. Veja quais são os documentos mais comuns a serem enviados ao contador.

O processo é facilitado e existem diversos benefícios em se ter o controle de caixa integrado ao contador, um deles é justamente os documentos já estarem prontos e enviados.

7. Importância da conciliação bancária

Como já vimos, do ponto de vista financeiro, a conciliação bancária é uma ação indispensável para que o empreendedor tenha total domínio acerca da sua situação financeira, mas os benefícios não param por aí, veja algumas vantagens;

a – Melhor previsão do fluxo de caixa:

Melhorar a previsão do fluxo de caixa implicará em uma visão de futuro que servirá como norte. Assim você poderá estruturar a empresa para alcançar suas metas.

Para saber mais, dê uma conferida no nosso post: como fazer a projeção do fluxo de caixa

b- Ter um saldo bancários confiável para realizar transações:

Essa é regra clássica! Ter um saldo bancário confiável lhe permitirá sentir mais segurança na hora de realizar certas transações na sua empresa. É importante frisar que sempre quanto mais certeza você tiver sobre quanto poderá aplicar, melhor.

c- Possibilitar um planejamento orçamentário efetivo:

Quanto mais controle se tiver sobre seu saldo bancário e suas movimentações, melhor será para projetar um planejamento orçamentário e consequentemente ter finanças em linha com as metas.

O planejamento orçamentário lhe permitirá fazer previsões sobre o futuro da empresa, visando aproveitar ao máximo as informações obtidas para evitar entrar em enrascadas.

d- Poder integrar os dados com a contabilidade para melhorar os demonstrativos:

Muitas vezes, os dados financeiros e contábeis são processados de forma separada. Quando isso acontece, pode haver perdas de informações importantes.

O ideal é que os dados estejam integrados, sobretudo, para que não se tenha duas informações divergentes, uma financeira e uma contábil.

e- Ter o controle sobre todas as movimentações bancárias e financeiras da empresa:

Este fator é extremamente importante, pois impedirá que você tenha “surpresas negativas”. Além de deixá-lo preparado para tomar decisões mais assertivas no futuro.

Conclusão

Do ponto de vista contábil, as informações apuradas com maior rigor e precisão garantirão relatórios contábeis mais fidedignos. Isso, além de contribuir para o controle patrimonial, também favorece e muito a elaboração de demonstrações contábeis seguras para o Fisco.

Vale lembrar, ainda, que atualmente muitas empresas fecham as portas por conta do desequilíbrio financeiro, e, principalmente, por uma má gestão interna de ferramentas básicas, como os fluxos de caixa e a própria conciliação bancária.

Por isso, adote esse tipo de prática dentro dos procedimentos padrões da sua empresa, contando com o suporte de profissionais qualificados e, ainda, de tecnologias que possibilitam a automatização de processos, como os softwares de gestão financeira.

Você já criou o hábito de realizar conciliações internamente? Não perca mais tempo, assuma agora mesmo as rédeas do seu negócio!

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