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4 dicas para otimizar o controle de contas a pagar e a receber

4 dicas para otimizar o controle de contas a pagar e a receber

Controle de contas a pagar e a receber

Ter uma organização sólida, que gere dados para melhores tomadas de decisão é o desafio de qualquer gestor que queira evoluir/crescer o negócio. Fazer o controle de contas a pagar e a receber é essencial para a eficiência do setor financeiro.

Crie um cenário que você possa acompanhar, com fácil acesso, o status de cada compromisso financeiro do seu negócio. Seja na hora de pagar suas contas ou quando for receber por serviços prestados.

Considerando a importância deste controle para a saúde financeira da empresa, comentamos sobre 4 pontos indispensáveis para que você mantenha uma boa gestão de contas no seu negócio. É simples!

1 – Registrar e analisar informações

Registrar todas as entradas e saídas sempre é o mínimo que se pode fazer em qualquer negócio que queira crescer. Esta é a base da sua prestação de contas.

Um bom começo é utilizar uma planilha de fluxo de caixa. Com essa ferramenta, você pode monitorar toda entrada e saída de recursos operacionais do negócio. Algumas informações que devem ser registradas:

  • contas pagas;
  • vendas faturadas;
  • Investimentos em marketing;
  • custos de produção ou prestação de serviço;
  • despesas de funcionários.

Além disso, é com o fluxo de caixa que você realiza projeções financeiras. Basta fazer uma análise com base em todo o histórico financeiro da empresa. Com as informações registradas, você se prepara melhor, agindo adequadamente em qualquer situação.

2 – Utilizar um gerenciador financeiro

Utilizar as melhores ferramentas disponíveis para administração do negócio facilitará a sua vida. Você pode utilizar desde uma planilha grátis ou, preferencialmente, uma plataforma paga. Assim, você poderá contar com a equipe de suporte.

Além de automatizar diversos processos, utilizar tecnologia adequada te permitirá realizar diversas ações e fornecerá informações essenciais em tempo real. Por exemplo:

  • ser notificado sobre cobranças a fazer ou contas a pagar;
  • ter acesso a gráficos e indicadores de desempenho;
  • emitir faturas e até mesmo atualizar valores com cobrança de juros ou multa;
  • configurar sua régua de cobrança para melhor se ajustar ao seu negócio.

Existe inúmeras soluções, você só precisa saber como escolher a que mais se adequa ao seu perfil. Por exemplo, existem plataformas que trabalham com a gestão de cobranças. A emissão de faturas, boletos e notas fiscais e sua régua de cobrança, nesse caso, é realizada de maneira automática para o cliente.

Por meio de ferramentas de comunicação digital, como e-mail e SMS, a plataforma incorpora no processo as cobranças de cada cliente até o pagamento ser confirmado. Isso, facilita o acompanhamento de cada caso de uma maneira mais ampla, permitindo que a máquina faça todo o controle de contas a pagar e a receber.

3 – Definir bem os processos gerenciais

É importante definir cada etapa do processo e acompanhar a execução. Um bom começo é estabelecer prazos para o pagamento de fornecedores e para o recebimento de clientes, pois é uma forma de organizar um cronograma financeiro.

Além disso, é preciso definir qual é o papel dos colaboradores em todo o processo. Eles precisam ter funções bem claras, como os procedimentos de registro, de emissão e coleta de notas fiscais. Para isso, é claro, você deve investir no treinamento de toda a equipe.

4 – Criar estratégias de cobrança

É importante falarmos sobre as estratégias de cobrança e como você vai posicionar seu negócio. Nesta questão, você deve pensar como será o método para aquisição do serviço/produto e também quais meios de pagamento serão aceitos.

Além disso, é essencial estabelecer políticas de controle, normas de conduta para os profissionais que vão atuar nos casos mais delicados e como todo o processo de cobrança será realizado. Determine prazos, formas de pagamento, ouvidorias para o cliente, entre outras coisas.

Para otimizar o controle de contas a pagar e a receber, é importante que exista uma união entre tecnologia, processos padronizados e uma equipe qualificada. Com esse tripé, você garante uma gestão financeira mais equilibrada, o que é fundamental para que seu negócio cresça com organização e planejamento.

Espero não ser o seu caso, mas caso se encaixe, podem ser boas dicas de onde aplicar um pouco de esforço para melhorar os resultados.

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