10 Dicas para melhorar o ciclo financeiro da sua empresa

Dica 1: Planeje o Capital de Giro necessário para sua operação

Pode parecer um conselho óbvio, mas o planejamento do Capital de Giro Necessário para que seu negócio funcione sem stress financeiro é uma medida negligenciada por grande parte dos pequenos empresários.

A identificação do Capital de Giro necessário para a operação!

O principal benefício é que o planejamento do Capital de Giro necessário auxilia na identificação e planejamento dos Prazos Médios (Estoque, Recebimento e Pagamento).

Que deverão ser praticados para viabilizar a operação do seu negócio de forma controlada, permitindo identificar quanto é necessário manter em caixa para garantir a cobertura do Ciclo Financeiro.

Dica 2: Planeje suas retiradas para não prejudicar o capital de giro

Em muitos casos, deparamos com situações em que as contas da empresa são misturadas a contas pessoais do empresário ou mesmo situações em que o empresário realiza retiradas frequentes do caixa, sem planejamento prévio ou apuração de resultados.

Este tipo de prática deve ser evitado a todo custo. É como se você quisesse que seu carro completasse um percurso longo sem combustível. Você acaba tendo que empurrar o veículo quando o combustível acabar e se exaure no caminho.

As retiradas devem ocorrer de forma planejada e de acordo com o resultado líquido (lucro) gerado pelo negócio. O fato de sobrar um montante em caixa não quer dizer necessariamente que a empresa gerou lucro: pode estar relacionada a um prazo maior concedido por um fornecedor, o que implica que este caixa será utilizado no futuro e não pode ser desperdiçado em outros fins.

Qualquer retirada deve estar relacionada a um resultado positivo e deve ocorrer em períodos pré-determinados, sendo limitadas ao montante que não prejudica o capital de giro do negócio. Uma medida simples como essa pode reduzir significativamente seu Ciclo Financeiro.

Dica 3: Classifique suas contas corretamente

Pode parecer bobagem, mas a classificação das suas contas é exatamente o que te permite, em primeiro lugar, diferenciar o que se refere à operação da empresa de outras contas ligadas a questões pessoais ou, no mínimo, não operacionais.

Ao identificar as contas de forma correta, é possível definir um grupo prioritário. Que precisa ser controlado de forma constante, com foco na redução de seu impacto sobre o resultado líquido da empresa.

Em outras palavras, encontre as contas vilãs: aquelas que reduzem seu lucro, e você terá mais geração de caixa livre, beneficiando seu Ciclo Financeiro.

Dica 4: Controle seus recebimentos e pagamentos diariamente

O controle do fluxo de caixa pode parecer uma tarefa puramente mecânica, mas tem um benefício fundamental para seu planejamento e precisa ser feito diariamente. É necessário registrar todos os compromissos assumidos e os valores a receber, com a data programada para cada um.

Só controle do fluxo de caixa permite identificar os compromissos que precisam ser quitados, evitando atrasos e o pagamento de juros. Também viabilizam o controle dos recebimentos de clientes, permitindo o controle mais efetivo da inadimplência.

Com o controle diário, é possível projetar o saldo de caixa diário futuro, permitindo definir, se necessário, ações emergenciais com alguma antecedência.

Dica 5: Não caia na tentação de baixar preços para aumentar as vendas.

Embora muitos vendedores sejam enfáticos em culpar o preço, preço quase nunca é o problema! A definição do preço precisa respeitar um planejamento com um mínimo de detalhe. Para que fique claro o objetivo de lucro da empresa.

Caso as vendas não estejam ocorrendo conforme o planejado, é preciso analisar o processo de vendas. E também garantir que todas as etapas necessárias, incluindo a busca dos clientes certos, estão sendo executadas.

Somente o cumprimento do processo viabiliza a “Boa Venda”: aquela em que o produto é oferecido com qualidade ao mercado. O cliente reconhece o valor do produto e a transação ocorre de forma a beneficiar todas as partes: cliente, empresa e fornecedores.

Qualquer redução do preço só pode ser realizada após uma análise e redução dos custos do negócio. Sob risco de se sacrificar boa parte (senão todo) do lucro.

Esta análise também precisa identificar qual o impacto da redução de preço no Ciclo Financeiro da empresa. Independente do impacto no valor total de vendas, esta iniciativa normalmente não altera o Prazo Médio de Recebimento. O que contribui para manter o Ciclo Financeiro!

Dica 6: Proteja sua operação de prazos malucos e negocie de forma justa com clientes e fornecedores

Com um objetivo de lucro definido e conhecendo os prazos necessários ao negócio, é importante orientar toda a equipe para assegurar os prazos planejados. Qualquer desalinhamento na condução dos processos internos pode prejudicar o Ciclo Financeiro e gerar custos desnecessários.

É necessário utilizar controles que orientem a equipe e permitam que o produto ou serviço contratado sejam entregues no menor tempo possível. Este controle é o que garante o seu Prazo Médio de Estoque dentro de limites aceitáveis.

Assim como a operação da empresa precisa entregar em um prazo definido, é necessário negociar com seus fornecedores prazos que beneficiem seu negócio. Via de regra, quanto maior o prazo obtido junto aos fornecedores, melhor. No entanto, isto pode gerar um custo com juros. Logo, é necessário negociar para que o prazo beneficie seu planejamento sem custos desnecessários.

Na outra ponta, por mais que ajude a conquistar novos clientes, a venda em parcelas a perder de vista nem sempre é um bom negócio. Toda venda parcelada é uma operação de crédito, em que sua empresa financia o cliente. Portanto, querendo ou não, a operação incorpora um custo financeiro e alguém arca com ele.

Com isso, é necessário ser firme na negociação com o cliente. E ceder apenas até onde a venda ainda é benéfica para sua empresa.

A elaboração de uma Política Comercial pode ser uma excelente iniciativa!

Para orientar sua equipe e garantir a saúde financeira desde a venda.

Dica 7: Elabore um plano de vendas e envolva seu fornecedor

Qualquer mercado invariavelmente incorpora um grau de incertezas. Reduzi-las ajuda a manter os custos de um mercado sob controle e contribui para manter os ganhos planejados.

Uma medida eficaz no controle de tais incertezas é o planejamento de vendas. Com ele, é possível identificar com antecedência todas as compras que sua empresa precisará fazer durante o período. De posse dessas informações, torna-se possível conversar com seus fornecedores com tempo suficiente para negociar bons preços. Se possível, formalize a negociação em contrato, registrando os preços definidos e os prazos negociados.

Este tipo de instrumento, além de servir de planejamento para sua equipe de vendas e de suprimentos, contribui para controlar o Ciclo Financeiro.

A partir da definição do Prazo Médio de Pagamento, negociado previamente, sem emergência ou desvantagem de qualquer tipo. Identifique seus principais fornecedores através do princípio de Pareto e faça uma negociação vantajosa com eles.

Dica 8: Comprar à vista é um bom negócio dentro de um contexto

É fato que as compras pagas à vista são mais vantajosas que aquelas compradas a prazo. Será que é sempre assim?

Do ponto de vista da lucratividade do seu negócio, a compra à vista viabiliza preços menores junto ao seu fornecedor, o que por sua vez reduz seus custos. Na apuração final, o resultado melhora.

No entanto, uma compra à vista corresponde a um prazo 0 (zero) e quanto menor o Prazo Médio de Pagamento de Fornecedores, maior o Ciclo Financeiro.

Isso implica que compras à vista tendem a gerar um custo financeiro. E na medida em que você precisa de recursos para honrar os demais compromissos, além daquela compra.

Caso seus recursos sejam limitados, a compra à vista gera a necessidade de busca de recursos adicionais em outras fontes, com custo.

Desta forma, as compras à vista são vantajosas, desde que realizadas de forma planejada, com disponibilidade de recursos suficientes para pagar seu fornecedor.

E garantir o funcionamento de sua empresa com o pagamento dos demais compromissos, sem custos desnecessários de juros. Caso contrário, você estará aumentando seu Ciclo Financeiro e o custo disso não é baixo.

Dica 9: Pesquise no mercado por juros menores

A identificação do Ciclo Financeiro e o planejamento do Capital de Giro auxiliam na identificação do montante de recursos necessários ao dia a dia da sua empresa.

Caso você disponha dos recursos, é normal utiliza-los, mas vale uma ressalva: o retorno gerado pela empresa precisa ser maior que o retorno que você poderia obter em outras aplicações. Caso contrário, você incorre em um custo de oportunidade e ele não é pequeno.

Caso você não tenha os recursos, a busca em instituições financeiras ou parceiros acaba sendo a solução. Se este for o seu caso, pesquise, pesquise, pesquise!

Há diversas alternativas no mercado, cada uma com um patamar de juros distinto. Na hora de avaliar a melhor alternativa, é preciso considerar os juros cobrados e os impostos atrelados a cada tipo de operação financeira.

Este custo normalmente é alto, mas, não havendo como evitá-lo com iniciativas que reduzam seu Ciclo Financeiro, é fundamental buscar sempre alternativas mais baratas, com juros menores.

Dica 10: Na impossibilidade de adotar estas medidas com antecedência, adote poucas medidas, mas que sejam eficazes e assertivas

Infelizmente a realidade de muitas empresas nos mostra o quanto é difícil planejar com precisão. E também como é difícil garantir uma execução do planejamento sem surpresas.

Em muitas empresas, decisões tomadas de forma isolada acabam gerando um Ciclo Financeiro acima do aceitável. Para o negócio, o que se traduz em stress diário percebido principalmente quando:

• As contas com os fornecedores precisam renegociadas com frequência;
• A empresa se vê obrigada a vender de qualquer forma;
• O saldo do caixa sempre beira a ZERO ou entra e sai do vermelho com frequência;
• A empresa vive sem caixa para comprar matéria prima e, às vezes, até para pagar sua equipe;
• Não sobram recursos ao final do período e, não raro, o empresário precisa aportar mais recursos;
• Situações como essa afetam muitas empresas no país e no mundo, mas, mesmo nestes casos, algo pode ser feito.
• Ao contrário do que a intuição possa sugerir, não se deve reduzir os preços para aumentar as vendas.

É preciso analisar criticamente o processo comercial para que encontre e favoreça as “Boas Vendas”.

Pense na equipe. Se for o caso, para salvar pelo menos parte do grupo, é melhor reduzir o tamanho da empresa e focar nos produtos que viabilizem as “Boas Vendas”.

Pois estas favorecem o Ciclo Financeiro e reduzem a necessidade de capital de giro.

Seja transparente com seus fornecedores. Neste ponto, mais do que nunca, um planejamento que os envolva diretamente contribui para a negociação de melhores condições de pagamento. E um Prazo Médio de Pagamento mais favorável, que reduza o Ciclo Financeiro.

Controle seu Fluxo de Caixa com disciplina. Situações como esta são gerenciadas com mais facilidade quando o controle do fluxo de caixa é atualizado diariamente.

As informações, quando controladas, permitem decisões mais assertivas e focadas!

Ao invés de perder tempo cobrando de clientes pequenos ou renegociando títulos menores, concentre seu tempo naqueles de maior valor!

Se for necessário e isto for possível, evite fazer retiradas ou manter contas pessoais pagas pela empresa. Esta iniciativa reduzirá seu Ciclo Financeiro e com certeza contribuirá para que sua fonte de renda, seu principal ativo, sobreviva.

“Tá, mas e seu eu não fiz nenhum dessas coisas e tenho esses problemas? O que eu faço?” Uma coisa é certa: não existem atalhos.

Fazer a coisa certa é mais importante que fazer a coisa mais rápida. Isto depende de uma definição criteriosa de prioridades, de uma orientação correta da equipe e de uma estrutura de informações.

Que permita gerenciar o negócio de forma assertiva, com informações bem controladas e ações bem direcionadas.

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