Veja sete ações necessárias para aumentar a produtividade na sua empresa

Descobrir maneiras de aumentar a produtividade é um dos principais desafios de todo gestor. O problema é que não há uma fórmula matemática que garanta isso com precisão. Assim, o jeito é promover melhorias operacionais e alguns ajustes de processos que permitam o melhor aproveitamento do tempo e dos recursos.

Nesse processo, o primeiro entendimento que precisa ficar bem destacado é a importância de aumentar a produtividade. Não se trata apenas de um capricho. Mesmo que a sua empresa esteja batendo as metas pré-estabelecidas, sempre é possível melhorar.

Isso porque maior produtividade significa mais lucro, menos desperdícios, maior capacidade de atendimento (com mais qualidade), ampliação do valor agregado dos produtos e serviços e das condições para o crescimento do negócio. Ou seja, mesmo que você acredite que não seja algo importante ou urgente, é sim extremamente relevante para se manter competitivo.

Passos para aumentar a produtividade na empresa

Sabendo desse contexto, vamos indicar algumas ações que podem ser colocadas em prática na sua empresa para melhorar os resultados e aumentar a produtividade com eficiência. Siga com a gente!

1 – Invista em automação

Automatizar processos é uma decisão extremamente importante para aumentar a produtividade. Quando as demandas operacionais ficam sob responsabilidade de máquinas e computadores, você libera os seus colaboradores para trabalhar de maneira mais estratégica, abrindo espaço para a inovação, que é a raiz do desenvolvimento da empresa.

E nem é algo muito complexo de se fazer ou que exige investimentos volumosos. O simples fato de programar respostas automáticas nos e-mails ou um filtro de encaminhamento para que o assunto seja direcionado ao setor responsável já ajuda. Mas, claro, também é possível (e importante) investir na automação por meio de equipamentos e softwares de gestão, por exemplo.

2 – Planeje melhor as reuniões

Um trabalho que não dá para ser feito por máquinas é a reunião. O problema é que muitas delas poderiam facilmente ser evitadas com um simples e-mail. Portanto, o primeiro trabalho é refletir se o assunto realmente merece que um grupo de pessoas abandone seus postos de trabalho para definir alguma coisa.

Se ficar entendido que sim, que é necessário um encontro, é fundamental que exista uma pessoa responsável por conduzi-lo, que haja uma pauta bem específica, que o assunto seja tratado de modo direto (sem enrolação ou desvio para outras conversas), que exista um tempo pré-definido para duração da reunião e que todos saiam com algo para fazer depois dela.

3 – Delegue tarefas

É importante ser um gestor presente e participativo, que conhece de perto as rotinas do negócio, a realidade de cada setor e as necessidades dos colaboradores. No entanto, a principal função de um gestor é, naturalmente, gerir a empresa, pensar estrategicamente, tomar decisões, planejar, pesquisar o mercado e redirecionar os caminhos, se necessário.

Assim, os microgerenciamentos e tarefas de produção em si devem ficar a cargo do time de apoio. Do contrário, algum aspecto sempre vai ficar desassistido e, em alguns casos, os colaboradores até podem se sentir protegidos com essa onipresença, tornando-os menos proativos e menos responsáveis pelas próprias decisões e atitudes.

De quebra, você ainda ganha mais tempo para organizar as suas prioridades e trabalhar com mais qualidade.

4 – Estabeleça indicadores de desempenho

Com os processos operacionais automatizados e as tarefas bem distribuídas, é preciso, agora, determinar indicadores de desempenho para se certificar de que todos estejam cumprindo com suas obrigações dentro de um tempo previsto. Esses indicadores devem servir como micro-metas que correspondam às etapas de trabalho até a entrega para o cliente e o alcance da meta maior.

Uma maneira de controlar isso é por meio do OKR, assunto que já tratamos aqui no blog. O OKR, aliás, é uma boa forma de definir esses indicadores de desempenho e, tão importante quanto isso, o quê deve ser feito para que esses objetivos sejam alcançados. Quer dizer, é necessário prever não só onde se pretende chegar, mas como fazer para chegar lá.

5 – Cuide com a experiência do colaborador

Para que tudo isso seja possível e você consiga aumentar a produtividade com qualidade, é imprescindível cuidar com a experiência dos colaboradores. A sua equipe precisa se sentir parte das conquistas da empresa e as pessoas têm de ser valorizadas para terem motivação de fazer sempre o melhor trabalho.

Colaboradores satisfeitos entregam um resultado melhor e o cliente percebe isso. Além do mais, quando seu público interno se sente bem com o trabalho e enxerga sentido nele, a procrastinação diminui e o interesse em produzir com qualidade cresce, porque isso passa a ser um objetivo pessoal de cada um.

6 – Previna-se dos riscos

Depois de acertados todos os processos internos para garantir a máxima eficiência da equipe, é necessário ajustar algumas rotinas que causam retrabalho ou que geram um trabalho adicional. Ou seja, é necessário desenvolver uma estratégia de prevenção dos riscos, tanto de trabalho quanto em falhas na produção ou prestação dos serviços, como também sobre riscos financeiros.

Os riscos no trabalho podem ser de dois tipos: do comportamento dos colaboradores e de saúde e segurança. Os comportamentais são possíveis de serem prevenidos com uma azeitada política de compliance. Os de saúde e segurança demandam a criação de uma Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA).

As falhas na produção e prestação de serviços podem ser evitadas com base em processos bem determinados, um acompanhamento frequente por parte da equipe gestora, a atuação firme dos profissionais de controle de qualidade e com o treinamento dos colaboradores.

Por fim, os riscos financeiros podem ser tratados por meio da análise de crédito e risco dos clientes, um trabalho capaz de identificar situações possíveis de virarem inadimplências e assegurar a tranquilidade na renovação e ampliação dos contratos com clientes novos e já ativos.

7 – Cuide do seu fluxo de caixa

Logicamente que nenhuma empresa pode funcionar sem recursos financeiros, não é mesmo? Como vimos, aumentar a produtividade exige mudança de atitudes, mas também, em muitos casos, investimentos. Então, estar com as finanças em dia é primordial.

Nesse sentido, o cuidado com o fluxo de caixa deve ser uma preocupação constante. Contudo, nem sempre as condições são as mais confortáveis para um negócio, por diferentes motivos. Em situações como essas, o fluxo de caixa pode ficar comprometido, o que é capaz de causar problemas no contato com fornecedores, pagamento de impostos e outras obrigações.

A solução mais imediata é recorrer a crédito. E a modalidade de crédito mais simples, prática, rápida e com o melhor custo-benefício é a antecipação de recebíveis. Assim, você recebe hoje o dinheiro que teria acesso só daqui a algum tempo e não compromete o seu orçamento com o pagamento das parcelas de um empréstimo.

Aumentar a produtividade é um desafio constante

Claro que as dicas que apresentamos aqui são apenas o primeiro passo para aumentar a produtividade na sua empresa. As ações que listamos podem ser aprofundadas e outras ainda podem ser acrescentadas para garantir que se produza mais com menos, sem perder a qualidade e a satisfação dos clientes.

Caso você precise do suporte financeiro que falamos há pouco, conte com a Fidere Soluções Financeiras! Nós oferecemos antecipação de recebíveis para manter a saúde do seu fluxo de caixa, análise de crédito para evitar os riscos nos contratos e investimentos para que a sua empresa tenha aquela reserva de segurança.

Fale com a gente e conheça tudo o que podemos fazer para auxiliar a sua empresa a aumentar a produtividade com segurança financeira. Se preferir, deixe o seu comentário no espaço abaixo. Nós estamos sempre à sua disposição!

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