Descubra o que é a régua de cobrança

A régua de cobrança é uma ferramenta de gestão financeira essencial para garantir um bom faturamento e, consequentemente, a redução da inadimplência.

Como já definimos em um outro artigo, ela “é o processo que estabelece como e quando acontecerá cada etapa da cobrança.”

Apesar de ser fundamental, este é um processo inexistente, e até desconhecido, em grande parte das empresas brasileiras.

Neste artigo, você lerá sobre:

• Como funciona a régua de cobrança;
• Por que utilizar uma régua de cobrança na sua empresa;
• Como estabelecer este processo para diferentes meios de pagamentos;
• Dificuldades na execução de uma régua de cobrança.

1. Como funciona uma régua de cobrança?

Não há nada misterioso no funcionamento de uma régua de cobrança. É preciso apenas identificar os melhores momentos para entrar em contato com o cliente com a finalidade de que sua fatura em aberto seja paga.

Além de definir estes momentos, é essencial escolher as melhores ferramentas de comunicação seu cliente. Podemos citar, por exemplo: email, WhatsApp e SMS.

Por exemplo, digamos que um venda acabou de ser efetuada. O passo a passo de uma régua de cobrança deve ser:

• Emitir fatura da venda efetuada (primeira etapa do processo);
• Enviar um lembrete de vencimento
• Se o pagamento foi efetuado por seu cliente e a venda foi faturada, está tudo certo!

Caso contrário, o processo define que continue o acompanhamento da situação. Portanto, siga os próximos passos até que a fatura seja paga:

• Enviar uma cobrança amigável até 1 semana após o vencimento;
• Entre 1 e 3 semanas de atraso, envie um alerta de pagamento pendente;
• Após 3 semanas, envie uma notificação de inadimplência;
• Por fim, se o atrasou chegou ou ultrapassou 4 semanas, a sugestão é que seja enviado um alerta de suspensão dos serviços.

Foco no resultado!

Cada passo adicional citado acima está ligado à uma mensagem. Nomeamos estas mensagens de carta de cobrança. Portanto, siga esta sequência de mensagens enquanto a fatura não está quitada.

Perceba que, a régua de cobrança é um processo de acompanhamento da situação de pagamento de cada fatura emitida por sua empresa. A cobrança deve ser iniciada a partir do momento da venda e não apenas quando há uma situação de atraso no recebimento ou inadimplência.

Por ter este caráter atencioso com cada situação, seus resultados são bastante satisfatórios, principalmente quando é utilizada uma ferramenta de automação de cobranças.

2. Porque utilizar uma régua de cobrança?

A régua de cobrança é um processo essencial para a Gestão Financeira por exercer um papel de prevenção da inadimplência, portanto, colaborando também com o aumento do faturamento.

O processo te ajuda a obter o controle de todas as vendas a partir do momento em que elas são efetuadas. Assim, evita situações de suspensão de serviços ou até mesmo cobrança judicial.

Quando um serviço é suspenso, há a perda de receitas previstas para os próximos meses.

O objetivo deste processo é estabelecer uma relação atenciosa com o cliente, colocando-o ao seu lado no aspecto do faturamento.

Gastar horas para remediar o que podia ter sido prevenido, poderá colocar e empresa e seu cliente em lados opostos.

3. Régua de cobrança para diferentes meios de pagamento

O conceito do processo é bastante simples! Estabeleça quais serão os momentos de contato com o seu cliente e elabore uma carta de cobrança com o objetivo de levá-lo ao pagamento de sua fatura.

Agora que já temos este conceito bem fixado, veja alguns exemplos de como aplicar o processo considerando diferentes meios de pagamento.

• Boleto Bancário;
• Cartão de Crédito;
• Depósito/Transferência.

Boleto Bancário

O primeiro ponto para se prestar atenção ao emitir um boleto bancário é sua data de vencimento. Leve em consideração as datas em que o cliente teria mais condições para efetuar o pagamento – geralmente entre os dias 5 e 15 do mês.

Após estabelecer a data de vencimento, execute a primeira etapa da cobrança: enviar o boleto junto com a fatura de serviço. Depois disso, é só enviar as próximas cartas de cobrança nos momentos definidos por sua régua de cobrança.

Notificações de vencimento por SMS/WhatsApp podem ser bastante eficazes, principalmente para clientes pessoa física. No corpo da mensagem deve receber o essencial para que consiga realizar o pagamento e um link para que veja os detalhes da fatura.

Cartão de Crédito

No caso do pagamento, pagamento online por cartão de crédito – como se paga pelo netflix ou spotify, por exemplo – é comum que aconteça algum problema relacionado ao limite mensal do cartão, vencimento do cartão ou suspeita de fraude.

Cada caso de insucesso na cobrança exige um caminho específico para resolução. Se o cartão estiver vencido, é preciso notificar o cliente para que seja feita a atualização para o novo cartão ou para que modifique o meio de pagamento.

Se houver suspeita de fraude, as próximas tentativas de cobrança devem ser feitas conforme regras da operadora do cartão ou do banco emissor. O mesmo vale para quando a recusa ocorre devido ao limite insuficiente.

A cobrança por cartão deve seguir fielmente as regras impostas pelo banco emissor e operadora. Caso contrário, existe a possibilidade de perder o direito de realizar esse tipo de cobrança.

Por isso, é importante que o processo esteja muito bem definido ou seja utilizada uma ferramenta para automação da cobrança.

Depósito ou transferência

O mesmo fluxo do boleto se aplica no depósito ou transferência. A dificuldade maior é na cobrança de multa e juros, já que existe a liberdade para preencher o valor.

Nesse caso, pode-se cobrar o valor excedente não pago no mês seguinte.

4. Dificuldades na execução de uma régua de cobrança

Já falamos no início deste artigo que executar uma régua de cobrança exige atenção. Isso ocorre devido ao seu caráter de acompanhamento próximo em cada situação de venda.

De fato, não há mistério algum neste processo. Após a conclusão da venda, é enviada uma primeira mensagem com o resumo da venda e permanece o contato com o cliente até que o pagamento seja feito. Muito simples!

Contudo, imagine um cenário em que você efetuou 100 vendas em um período de um mês, portanto, emitiu 100 faturas. Para cada venda, uma fatura e uma aplicação da régua de cobrança.

Então, é fácil perceber que será complicado seguir todos os passos de uma boa cobrança de maneira manual. Neste caso, o ideal é procurar por uma ferramenta que execute e automatize o processo, os famosos sistemas de:

• Gestão de Faturas;
• Gestão de Cobranças;
• Gestão de Cobranças e Faturamento;
• Gestão de Faturamento.

Resumindo…

A régua de cobrança é uma ferramenta fundamental e ignorá-la é deixar dinheiro na mesa. Controlar as notificações e cobranças de maneira estratégica é essencial para manter seu fluxo de caixa sob controle.

Definir um processo de cobrança colabora a redução da inadimplência e aumenta o seu faturamento. Além disso, colabora com a gestão do conhecimento dentro da sua empresa.

Importante lembrar que executar este processo com o auxílio de tecnologia é muito mais vantajoso, pois além de automatizar diversas etapas, existe o acesso à relatórios que ajudam na tomada de decisão de maneira muito mais eficiente e eficaz.

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